INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, y será aplicada por el INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO podrá hacer uso de los datos personales para: a) Promover el estudio, divulgación, proyección e investigación en materia de responsabilidad civil y del Estado en el contexto nacional y latinoamericano; b) Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con nuestros clientes, proveedores y empleados.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Dada la relevancia de alguna información para establecer contacto con nuestros clientes, proveedores y empleados, como puede ser la relacionada con la salud de la persona, resultados de diagnósticos médicos, tratamientos y medicamentos, datos de preferencia, identidad y orientación sexual, entre otros que pueden ser considerados datos sensibles, el INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO garantizará que el tratamiento de esta información se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: El Tratamiento de datos de menores de edad debe observar el cumplimiento y respeto a sus derechos. En caso de dar Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, el INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO observará la regulación aplicable y los pronunciamientos de la Corte Constitucional en esta materia. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO: Los titulares de datos personales, por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente, podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular como la persona que lo represente deberán demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén a su cuidado.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO: El INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO informará al Titular sobre la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información y la finalidad del Tratamiento a las que serán sometidos sus datos personales a través del aviso de privacidad.

ÁREAS RESPONSABLES DE LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA: La implementación y el seguimiento de esta política estarán a cargo del área de administración del INSTITUTO COLOMBIANO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DEL ESTADO.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA: Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su divulgación en la página web del

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